Was kann OfficeFreund?

Funktionen

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Auftrag - Verwaltung

  • In der Auftragsverwaltung können Sie sich einen schnellen Überblick über alle Ihre Vorgänge (Angebote, Kostenschätzungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Schlussrechnung, Lieferscheine, Gutschriften und Bestellungen) verschaffen.
  • Jeder bestehende Vorgang kann von hier aus aufgerufen werden und neue Vorgänge können erstellt werden.
  • Neue Vorgänge als Kopie eines bestehenden erzeugen. Bestehende Vorgänge können direkt von hier aus gedruckt oder als PDF gespeichert werden.
  • Listen (z.B. Rechnungsausgangsbuch) können ausgedruckt werden.
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Auftrag - Historie

  • Zusammengehörige Vorgänge (verbunden durch Bezug auf, bzw. Rechnung und zugehöriger Lieferschein) können im Historien Register der Auftragsverwaltung eingesehen werden.
  • Auch an dieser Stelle können Vorgänge hinzugefügt, bestehende gedruckt, gelöscht und bearbeitet werden.
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Auftrag - Maske (1)

  • Schnellsuche von Kunden aus dem Auftragsfenster.
  • Es kann auch mit Kommatrennung gleichzeitig in mehreren Feldern gesucht werden.
  • Aufträge können per eMail versendet werden. Auswahl von Bestellart, Versandart, Zahlungsweise, Vorgangsdatum, Fußtext etc.
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Auftrag - Maske (2)

  • Bezugnahme auf Vorgänge und Zuordnung zu Vorgangshistorie.
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Auftrag - Maske (3)

  • Mit einem Bezug auf mehrere Lieferscheine können Sie eine Sammelrechnung erstellen.
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Auftrag - Maske (4)

  • Mit einem Bezug auf mehrere Teil-Rechnungen können Sie eine Schlussrechnung erstellen.
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Auftrag - Maske (5)

  • Schnellsuche von Artikeln, Freitexten und Artikelkombinationen aus dem Auftragstabelle.
  • Es kann auch mit Kommatrennung gleichzeitig in mehreren Feldern gesucht werden.
  • Separater Ausweis von Lohnleistungen für Handwerk- und Dienstleistungen (nach §35 a Abs. 2 S. 2 EStG).
  • Unterschiedliche Artikelpositionstypen (Artikel, Alternativartikel, Freier Artikel, Freitext, Zwischensumme, Seitenumbruch).
  • Automatische Erzeugung von Positionsnummern.
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Auftrag - Maske (6)

  • Aus dem Artikelsuchfenster können mehrere Artikel auf einmal in die Auftragstabelle übernommen werden.
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Auftrag - Maske (7)

  • Sie können Artikel aus einem beliebigen anderen Vorgang einlesen.
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Auftrag - Maske (8)

  • Es können mehrere prozentuale und wertmäßige Abzüge, bzw. Zuschläge vor dem Rechnungsbetrag eingefügt werden.
  • Zusätzlich können Sie mehrere wertmäßige Abzüge, bzw. Zuschläge nach dem Rechnungsbetrag hinzufügen.
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Auftrag - Maske (9)

Einstellung von Zahlungsziel, Skonto, Fußtext und Zusätzen wie z.B.:

  • Automatische Übernahme von Bar Rechnungs und Gutschriftbeträgen (nach MWSt unterschieden) in das Kassenbuch.
  • Druck nach Paragraph 13b.
  • Druck nach Paragraph 19 USTG kann direkt im Druckbericht-Einstellungsfenster ausgewählt werden.
  • Adressen können in einer Tages-Adress-, bzw. Eigenüberweisungsliste zur Weiterverarbeitung gespeichert werden.
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Auftrag - Maske (10)

  • Direktes Buchen, bzw. Buchung aufheben.
  • Storno mit und ohne Artikelrückbuchung.
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Eingangsrechnung - Verwaltung

  • Verwaltung der Eingangsrechnungen. Druck eines gruppierten Rechnungseingangsbuches möglich.
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Eingangsrechnung - Maske

  • Eingangsrechnungen mit Kontozuordnung.
  • Datenübernahme aus eigenen Bestellungen.
  • Mehrere MWSt Sätze in einer Rechnung möglich.
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Adress - Verwaltung

  • Adressverwaltung nach Kunden, Lieferanten, Vertretern und "eigenen Daten" aufgeschlüsselt inkl.
  • Bestimmung der aktuell ausgewählten "eigenen Daten". Detaildaten und Auswertungen (offenen Rechnungen, gekaufte Artikel...).
  • Direkte Erstellung von Briefen, Aufträgen, offene Posten etc. möglich.
  • Neue Adresse als Kopie einer bestehenden.
    Vielfältige Druckmöglichkeiten: Adresslisten, Stammdaten, Etiketten
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Adress - Verwaltung - Details

  • Stammdaten
  • Aufträge
  • Schriftverkehr
  • Auswertungen
  • Offene Poste
  • etc.
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Kunden - Maske (1)

  • Eingabe der Stammdaten:
    Adressdaten
    Kommunikationsdaten
    Gruppenzugehörigkeit
    Bemerkungen
    Bewertung...
  • Ausdruck eines Kunden-Stammdatenblattes (gut geeignet z.B. Handwerker bei Kundenbesuch, bzw. Montage).
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Kunden - Maske (2)

  • Alternative Lieferadresse. (Falls diese Adresse gesetzt wird, dann wird diese Adresse z.B. im Lieferschein verwendet).
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Kunden - Maske (3)

  • Eingabe von Kontodaten. Diese Kontodaten werden im Zahlungsverkehr verwendet.
  • Zuordnung eines Vertreters.
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Eigene Daten - Maske (1)

  • Eingabe der Standarddaten:
    Adresse
    Kommunikationsdaten
    Kurzadresse
    Signatur für Schriftverkehr
    Fußzeilen für Briefpapier
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Eigene Daten - Maske (2)

  • Kontodaten für die Verwendung im Zahlungsverkehr.
  • Voreinstellung des Hauptkontos.
  • Einstellungen für den Audruck.
  • Einfügen eines Logos für den Ausdruck inkl. Anpassung der Größe über die DPI Zahl.
  • Eine feste Logogröße kann zusätzlich im Briefpapier eingestellt werden.
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Eigene Daten - Maske (3)

  • Eingabe der Internetzugangsdaten für das Versenden von EMails.
  • Integrierter Einrichtungs-Wizard.
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Artikel - Verwaltung

  • Artikel, Freitexte und Artikelkombinationen anlegen, bearbeiten und löschen.
  • Neuer Artikel als Kopie eines bestehenden.
  • Umwandlung von Freitexten in Artikel.
  • In Vorgängen enthaltene Artikel einsehen.
  • Verschiedene Ausdrucke:
    Preisliste (auch mit allen Preisen in einer Zeile ausgegeben),
    Artikelliste,
    Bestandsliste,
    Etiketten und in "Vorgängen enthaltene Artikel"
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Artikel - Sammeländerung

  • Artikeldetaildaten wie z.B. Preise in "einem Rutsch" ändern.
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Artikel - Maske (1)

  • Zuordnung zu verschiedenen Gruppen.
  • EAN Code und Druck von Artikeletiketten mit EAN8 oder EAN13 Barcodes.
  • Lagerzuordnung möglich. (Wird in Inventurliste übernommen).
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Artikel - Maske (2)

  • 5 unterschiedliche Preisgruppen.
  • EK Preis und fester Aufschlag.
  • Lieferant inkl. BestellNr bei dem Lieferanten können zugeordnet werden.
  • Für "Kleinartikel" kann z.B. die Zahl der Nachkommastellen verändert werden.
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Freitext

  • Freitext für längere über die komplette Breite des Druckberichtes (Angebot, Rechnung...) ausgegebene Texte.
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Artikelkombination - Verwaltung

  • Verwaltung der bestehenden Artikelkombinationen.
  • Bearbeiten, erstellen und löschen von Artikelkombinationenen.
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Artikelkombination - Maske

  • Preise können fest eingegeben werden, oder bei dem Einfügen in der Rechnung bestimmt werden.
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Schriftverkehr - Verwaltung

  • Verwaltung des gesamten Schriftverkehrs.
  • Verwaltung von Standardbriefen.
  • Anlegen, bearbeiten, löschen und drucken von Briefen, Kurzbriefen, Faxen, EMails und Standardbriefen.
  • Ansicht der formatierten Dokumente.
  • Direkter Ausdruck bzw. direktes senden von EMails aus Verwaltung möglich.
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Brief und Fax (1)

  • Auswahl von Standardbriefen.
  • Suche und Übernahme aus bestehendem Schriftverkehr und Standardbriefen.
  • Formatierung. Rechtschreibprüfung.
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Brief und Fax (2)

  • Auswahl von Standardbriefen.
  • Suche und Übernahme aus bestehendem Schriftverkehr und Standardbriefen.
  • Formatierung.
  • Rechtschreibprüfung auch mit "rechte Mausklick" auf beanstandetes Wort inkl. Vorschlägen.
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Kurzbrief

  • Kurzbrief für schnelle Mitteilungen inkl. Ankreuzkästchen für die gewünschten Rückmeldungen.
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EMail (1)

  • EMail Versand inkl. Attachments.
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EMail (2)

  • Versandkontrolle der EMail.
  • An dieser Stelle können noch Attachments (Dateianhänge) hinzugefügt werden, die nicht in OfficeFreund gespeichert werden.
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Standardbrief

  • Legen Sie sich häufig verwendete Schrift-Dokumente als Standardbrief an.
  • Standardbriefe können in allen Schriftverkehrstypen eingefügt werden.
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Serienbrief-Brief, Fax oder EMail

  • Erzeugen Sie Serienbrief, bzw. senden Sie Serienfax und EMails an Ihre Kunden.
  • Adressen können direkt aus dem Serienbrief - Fenster aufgerufen und bearbeitet werden.
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Tagesadressdruckliste

  • Sie können sich für jeden ausgedruckten Auftrag einen Adresslisteneintrag in der Tages-Adressdruckliste erzeugen lassen. Von dieser Liste aus können Sie direkt verschiedene Versand-Etiketten ausdrucken.
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Kassenbücher - Verwaltung

  • Verwalten, bearbeiten und Neuanlage von Kassenbüchern.
  • Direkter Druck von Kassenbüchern.
  • Monatskassenbücher und Zusatzkassenbücher.
  • Direktaufruf des aktuellen Kassenbuchs aus Hauptmenü.
  • Es können auch Kassenbücher aus dem letzten Jahr erstellt werden.
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Kassenbuch - Maske

  • Bei Bar-Rechnungen mit mehreren MWSt-Sätzen werden diese mit getrennten Einträgen in das Kassenbuch übernommen.
  • Bei der automatischen Übernahme von Beträgen aus Bar-Rechnungen wird auch die RechnungsNr und der Kundenname in die entsprechende Zeile eingetragen.
  • Kassenbücher können gesperrt werden (das Finanzamt verlangt, dass Kassenbücher nach Fertigstellung nicht mehr geändert werden können).
  • Bei der Eingabe, bzw. Auswahl einer Beschreibung werden sofort zugehörige (schon vergebene) MWSt und Konto Einträge angezeigt.
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Kassenbuch - Tagesabschluss

  • Es können Kassen - Zählprotokoll und
  • Kassen - Tagesabschluss erstellt werden.
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Offene - Posten

  • Offene Postenverwaltung und Mahnwesen.
  • Gezahlter Betrag kann eingetragen werden.
  • Aktuelle Fälligkeit wird angezeigt.
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Mahnungstexte - Einstellungen

  • Separate Einstellungsmöglichkeiten für Erinnerung, Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Dritte Mahnung.
  • Mahnungstext kann formatiert werden.
  • Rechtschreibüberprüfung.
  • 3 verschiedene Möglichkeiten die Fälligkeit zu berechnen:
    - Frist auf Rechnungsdatum addieren.
    - Frist auf letzten Mahnvorgang addieren.
    - Frist auf aktuelles Datum anddieren.
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Inventurlisten - Verwaltung

  • Inventurlisten neu anlegen, bearbeiten, löschen und drucken.
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Inventurliste - Maske

  • Inventurliste mit Datenübernahme aus Artikelbestand und Lagerzuordnung.
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Gesamtumsätze

  • Gesamtumsätze in 4 verschiedenen Ansichten anzeigen und drucken.
    - Detaillierte Ansicht.
    - Tagesauswertung.
    - Monatsauswertung.
    - Jahresauswertung.
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Zahlungsverkehr - Verwaltung

  • Verwalten aller Zahlungsvorgänge.
  • Erstellen, bearbeiten, löschen und drucken von Überweisungen, Eigenüberweisungen, VSchecks, Scheckeinreicher und Nachnahmeformularen.
  • Druck von nach Bank und Konto gruppierten Listen.
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SEPA - Überweisung

  • SEPA Überweisungen ausdrucken.
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SEPA - Eigenüberweisung

  • SEPA Eigen-Überweisungen ausdrucken.
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Nachnahme

  • Nachnahmeformulare ausdrucken.
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Tages-Eigenüberweisungsliste

  • Für jede ausgedruckte Rechnung kann ein Eintrag in der Tageseigenüberweisungs-Liste erzeugt werden. Sie können dann zu der Rechnung einen vorausgefüllten Eigenüberweisungsbeleg beilegen.
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Freie - Berechnungsliste - Verwaltung

  • Verwalten, anlegen, bearbeiten und löschen von "freien Berechnungslisten".
  • Freie Berechnungs-Listen können auch direkt aus der Verwaltung heraus gedruckt werden.
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Freie - Berechnungsliste - Eingabe

  • Eine freie Berechnungsliste bietet sich an, falls Sie Listen mit einfachen Berechnungen erzeugen wollen. (z.B. eine Arbeitsstunden-Liste).
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Freie - Berechnungsliste - Einstellungen

  • Die Spaltenüberschrifte in der Bildschirmansicht und die Berechnungsformel können angepasst werden.
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Ordnerrücken - schmal

  • Ausdruckshilfe für schmale Ordnerrücken im Format: 192x38mm
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Ordnerrücken - breit

  • Ausdruckshilfe für breite Ordnerrücken im Format: 192x61mm

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